开完会十分钟交纪要：AI 办公两板斧实操（会议纪要整理 + Excel 公式求助）

为什么写这篇

我在单位兼着综合口的活，最烦的两件事：一是开完会整理纪要，一小时会能磨出两小时的整理时间；二是月底做统计表，Excel 公式忘得精光，嵌套两层就开始报错。去年开始我把这两件事都交给了 AI，现在纪要十分钟交稿，公式基本不用自己记。这篇把两条最顺的路线完整写下来：会议纪要整理和 Excel 公式求助，都是手机上就能完成的操作，不需要装任何专业软件。文中工具与功能均按 2026-10-18 当日官网/App 实际情况核对。

▲ 图 1：本篇主题示意（站长自绘）

板斧一：会议录音变成纪要

线下会的做法（我最常用）：开会时用手机录音，会后打开腾讯元宝 App，点输入框旁边的「+」选「录音笔」，把录音文件丢进去。它会自动转写成文字，区分不同发言人，再生成一份带议题、结论、待办的总结。目前这个功能免费。阿里的通义听悟、讯飞听见也能干同样的事，免费额度日常开会够用，各家对比我画在图 3 里。

线上会的做法：公司用腾讯会议的话，会中直接开「AI 纪要」（基于元宝，每几分钟刷新一次要点，会后自动出总结）；用钉钉、飞书也有对应的智能纪要功能。

我的整理流程（见图 2）：录音→转写→让 AI 按固定格式出纪要→人名、数字、决议逐条校对→发出。重点说校对：发言人姓名、时间节点、金额、责任分工这几类信息，AI 转写和总结都可能出错，必须对照录音或笔记核一遍再发。AI 给的是初稿，不是终稿。

▲ 图 2：会议纪要整理流程（站长自绘）

▲ 图 3：常用工具对照表（站长自绘；功能与免费情况以各产品当日公示为准）

一句要紧的提醒：涉及生产经营数据、内部文件的会议录音，先想清楚能不能传上公网服务——我们行业的内部会议我坚持只在本机处理（方法见本频道 Whisper 那篇），脱敏后再用云端 AI。这条在下一篇《别把家底随手交给 AI》里专门展开。

板斧二：Excel 公式不用背

我对 Excel 的需求很朴素：考勤汇总、台账统计、成绩求和排名。以前要记一堆函数名，现在的做法是把问题直接说给 AI 听（见图 4）。

拿一个真例子：上个月做培训报名表统计，表头 A 列姓名、B 列部门、C 列是否参训（是/否），要分别统计每个部门的参训人数。我把表头原样贴给 DeepSeek，说："C 列填'是'算参训，帮我写一个公式，统计 A2:C100 里部门为'运维部'且参训的人数，并解释每一段的含义。"它给出 =COUNTIFS(B:B,"运维部",C:C,"是")，逐段解释了条件计数的逻辑，还提醒了整列引用与限定范围的区别。我把公式贴进表格，抽两行手工数了一遍核对无误，就收工了。

这套问法的要点：

• 把表头结构贴给它，别只说"帮我统计一下"，列名不一样公式就会错；
• 要求它解释每一段，讲得明白你才敢用，讲不明白就别用；
• 先小数据验证：挑几行手算对照，对了再整列拉下去；
• 报错就把报错原文和公式一起贴回去问，它改得很快。

再补一个更常见的例子：要给成绩表排名，直接问"E2 是总分，帮我在 F 列写排名公式，并列名次跳号"。它会给出 =RANK(E2,E:E) 一类的写法并提示跳号规则——如果你要的是中国式排名（并列不占位），就再追一句"并列名次不跳号怎么办"，它会换成 SUMPRODUCT 的写法。这类对话式求解，比翻函数手册快得多，还顺带学了原理。

我自己的经验是把问顺手的提示词存在备忘录里：表头结构、统计口径、输出格式都固定成模板，每月换个数据直接用，越用越省事。

另外，WPS 表格里也集成了 AI 写公式、AI 数据分析的入口，操作上更省事，但不少 AI 能力已划入会员权益（截至 2026-10-18，WPS 基础功能仍免费、AI 功能以会员为主，具体以官方公示为准）；免费路线就是"聊天 AI 给公式 + 自己粘贴"，效果一样。

▲ 图 4：从提问到验证的四步（站长自绘；对话内容为示意）

总结

会议纪要：能录音就别手记，转写交给元宝、通义听悟这类工具，人名数字决议自己把关。Excel：表头贴进去、要求讲原理、小数据先验证，公式从此不用背。两件小事，每周能省出小半天——省下来的时间，干点啥不好。